Checkliste für ihre erfolgreiche Veranstaltung
Jede Veranstaltung ist einzigartig und benötigt eine individuelle Planung. Diese Checkliste bietet eine gute Orientierung, um alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten. Der Kongress- und Tagungsservice der Stadt Halle (Saale) unterstützt Sie gerne von der Idee bis zur Nachbereitung.
© David Köster1. Konzeptionsphase
- Veranstaltungstitel festlegen
- Zielgruppe definieren
- Veranstaltungsformat und -dauer bestimmen (Präsenz/ Hybrid / Online)
- Budgetkalkulation
- Teilnahmegebühren, externe Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten prüfen
Tipp: Wer früh plant, ist klar im Vorteil! Je eher Sie starten, desto entspannter und strukturierter verläuft Ihre Veranstaltung.
2. Planungsphase
Ort, Zeit & Programmplanung
Ort & Zeit
- Termin festlegen
- Veranstaltungslocation buchen
- Hotel- und Zimmerreservierung
Tipp: Profitieren Sie von unserem Netzwerk und unserem lokalen Know-how!
Inhaltliches Programm
- Programm und Ablaufplan erstellen
- Referent:innen akquirieren
Begleitendes Rahmenprogramm
- Stadtführungen
- Abendveranstaltungen
- Transfer- und Shuttlemöglichkeiten
Technik, Ausstattung & Catering
Technik & Ausstattung
- Medien- und Veranstaltungstechnik
- Moderations- und Präsentationsmaterial
Catering
- Verpflegungsbedarf festlegen: Getränkebereitstellung, Kaffeepausen, Lunch
- Catering-Service buchen
Tipp: Wir finden für Sie zuverlässige Dienstleister:innen und echte Geheimtipps – perfekt auf Ihre Veranstaltung abgestimmt.
Teilnehmendenmanagement, Marketing & Kommunikation
Teilnehmendenmanagement
- Landingpage und Buchungstool einrichten
- Mehrstufiges Einladungsmanagement aufsetzen
Tipp: Save-the-date mindestens 7 Monate vorher raussenden.
- Anmeldungs- und Teilnehmendenverwaltung
- Tagungsunterlagen bereitstellen
Marketing & Kommunikation
- Medien- und Kommunikationsplan erstellen
- Werbematerialien gestalten und produzieren
© Max Mendez3. Durchführungsphase
- Einrichtung eines Tagungsbüros
- Koordination von externen Dienstleister:innen
- Aufbau und Technikcheck
- Akkreditierung
- Referent:innenbetreuung
- Betreuung durch Veranstaltungsleitung
- Veranstaltungsende und Abbau
Tipp: Mit uns an Ihrer Seite wird Ihre Veranstaltung stressfrei und professionell betreut.
4. Nachbereitungsphase
- Abrechnung und Finanzcontrolling
- Veranstaltungsrückblick
- Evaluation
Tipp: Nutzen Sie Feedbackbögen, um wertvolle Rückmeldungen zu sammeln – so gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen.
Ihre Veranstaltung, unser Rundumservice!
Planen Sie Ihr Event mit uns:
Der Kongress- und Tagungsservice der Stadt Halle (Saale) ist ein Gemeinschaftsprojekt der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und der Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH.