Liste de contrôle pour la réussite de votre événement
Chaque événement est unique et nécessite une planification individuelle. Cette liste de contrôle permet de s'orienter et de garder un œil sur tous les points importants. Le service des congrès et des réunions de la ville de Halle (Saale) vous soutient volontiers, de l'idée au suivi.
© David Köster1ère phase de conception
- Définir le titre de la manifestation
- Définir le groupe cible
- Définir le format et la durée de l'événement (présence/ hybride / en ligne)
- Calcul du budget
- Vérifier les frais de participation, les possibilités de financement externe et de subvention.
Conseil : celui qui planifie tôt a un net avantage ! Plus vous commencez tôt, plus votre manifestation se déroulera de manière détendue et structurée.
Lieu, Horaire & Planification du programme
Lieu & Horaire
- Fixer la date
- Réserver le lieu de l'événement
- Réservation d'hôtels et de chambres
Astuce : Profitez de notre réseau et de notre expertise locale !
Programme du contenu
- Créer le programme et l'agenda
- Recruter des intervenants
Programme complémentaire
- Visites guidées de la ville
- Événements en soirée
- Options de transport et navettes
Technique, Équipement & Catering
Technique & Équipement
- Technologie pour les médias et événements
- Matériel de modération et de présentation
Catering
- Définir les besoins en restauration : fourniture de boissons, pauses café, déjeuner
- Réserver un service de catering
Astuce : Nous trouvons pour vous des prestataires fiables et des bons plans – parfaitement adaptés à votre événement.
Gestion des participants, Marketing & Communication
Gestion des participants
- Créer une page de destination et un outil de réservation
- Mettre en place une gestion des invitations en plusieurs étapes
Astuce : Envoyer les "save-the-date" au moins 7 mois à l'avance.
- Gestion des inscriptions et des participants
- Fournir les documents de la conférence
Marketing & Communication
- Créer un plan média et de communication
- Concevoir et produire des supports publicitaires
© Max Mendez3ème phase de mise en œuvre
- Mise en place d'un bureau de conférence
- Coordination des prestataires de services externes
- Mise en place et contrôle technique
- Accréditation
- Encadrement des intervenants
- Encadrement par la direction de la manifestation
- Fin de la manifestation et démontage
Conseil : avec nous à vos côtés, votre manifestation sera prise en charge sans stress et de manière professionnelle.
4. phase de suivi
- Facturation et contrôle financier
- Rétrospective de la manifestation
- Évaluation
Conseil : utilisez les formulaires de feed-back pour recueillir des informations précieuses - vous en tirerez des enseignements importants pour les manifestations futures.
Votre événement, notre service complet !
Planifiez votre événement avec nous :
Information touristique
avec hallesaale*- & Uni-Shop
Le service de congrès et de conférences de la ville de Halle (Saale) est un projet commun de l'université Martin-Luther de Halle-Wittenberg et de la société Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH.