Checklist voor een geslaagd evenement
Elk evenement is uniek en vereist planning op maat. Deze checklist is een goede leidraad om alle belangrijke punten in het oog te houden. De congres- en congresservice van de stad Halle (Saale) ondersteunt je graag vanaf het eerste idee tot en met de follow-up.
© David Köster1. ontwerpfase
- Titel evenement bepalen
- Doelgroep bepalen
- Bepaal het formaat en de duur van het evenement (aanwezigheid / hybride / online)
- Budget berekenen
- Deelnamekosten, externe financiering en financieringsopties controleren
Tip: Wie vroeg plant, heeft een duidelijk voordeel! Hoe vroeger je begint, hoe relaxter en gestructureerder je evenement zal zijn.
Locatie, Tijd & Programma Planning
Locatie & Tijd
- Datum vaststellen
- Evenementlocatie boeken
- Hotel- en kamerreservering
Tip: Profiteer van ons netwerk en lokale expertise!
Inhoudelijk Programma
- Programma en tijdschema opstellen
- Sprekers werven
Commercieel Programma
- Stadsrondleidingen
- Avondevenementen
- Vervoer en shuttle mogelijkheden
Techniek, Apparatuur & Catering
Techniek & Apparatuur
- Media- en evenementtechniek
- Moderatie- en presentatiemateriaal
Catering
- Behoeften voor catering vaststellen: drankvoorziening, koffiepauzes, lunch
- Catering-service boeken
Tip: Wij vinden betrouwbare dienstverleners en echte verborgen pareltjes – perfect afgestemd op uw evenement.
Deelnemersbeheer, Marketing & Communicatie
Deelnemersbeheer
- Landingpage en boekingssysteem opzetten
- Meerstaps uitnodigingsbeheer opzetten
Tip: Stuur de "save-the-date" minimaal 7 maanden van tevoren.
- Inschrijving en deelnemersbeheer
- Congresmateriaal verstrekken
Marketing & Communicatie
- Media- en communicatieplan opstellen
- Reclame- en promotiemateriaal ontwerpen en produceren
© Max Mendez3e implementatiefase
- Oprichting van een conferentiebureau
- Coördinatie van externe dienstverleners
- Opzet en technische controle
- Accreditatie
- Ondersteuning sprekers
- Toezicht door evenementmanagement
- Einde evenement en ontmanteling
Tip: Met ons aan uw zijde zal uw evenement professioneel georganiseerd en stressvrij zijn.
4. vervolgfase
- Boekhouding en financiële controle
- Evaluatie van gebeurtenissen
- Evaluatie
Tip: Gebruik feedbackformulieren om waardevolle feedback te verzamelen - dit geeft je belangrijke inzichten voor toekomstige evenementen.
Jouw evenement, onze allround service!
Plan je evenement met ons:
VVV-kantoor
met hallesaale*- & universiteitswinkel
De congres- en conferentiedienst van de stad Halle (Saale) is een gezamenlijk project van de Martin Luther Universiteit Halle-Wittenberg en Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH.