Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH schreibt folgende Leistung aus: Evaluierung Wissenschaftliches Kongress- und Tagungsmanagement in Halle (Saale)

Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH (SMG) ist verantwortlich für die Konzipierung, Positionierung und Vermarktung eines unverwechselbaren Profils der Stadt Halle (Saale) im nationalen und internationalen Rahmen. Im Rahmen der Gemeinschaftsaktivitäten mit der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) betreibt die SMG das Standortmarketing zur Kommunikation der Stadt Halle (Saale) als attraktiven Standort für wissenschaftliche Tagungen und Kongresse.

1. Projektbezeichnung: Längsschnittanalyse wissenschaftliches Kongress- und Tagungsmanagement
Im Jahr 2017 wurde ein Masterplan für den Aufbau eines wissenschaftlichen Kongress- und Tagungsmanagements erstellt, um Synergien zwischen der Stadtmarketinggesellschaft Halle (SMG) und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) zu nutzen. Im Ergebnis entstanden in der SMG Arbeitsplätze und Infrastruktur für die Unterstützung und Förderung von wissenschaftlichen Kongressen und Tagungen. Der Aufbau dieses Bereichs wurde durch die Corona-Pandemie unterbrochen, da die Veranstaltungsbranche zum Erliegen kam. Aktuell werden wieder vermehrt wissenschaftliche Kongresse und Tagungen, zum Teil in neuen Formaten und mit neuen Herausforderungen veranstaltet.
Fünf Jahre nach Erstellung des Masterplans sowie der Umsetzung und Implementierung erster Maßnahmen gilt es nun, die Arbeit der SMG zur Unterstützung wissenschaftlicher Kongresse und Tagungen zu evaluieren und den veränderten Anforderungen der Veranstalter gegenüberzustellen, so dass entsprechende Anpassungen zur Förderung wissenschaftlicher Kongresse und Tagungen in Halle (Saale) vorgenommen werden können.

Leistungsumfang
Sekundärrecherche:
• Welche wissenschaftlichen Kongress- und Tagungsaktivitäten bestehen derzeit in Halle (Saale)? Wer sind die Akteure? Wo finden die Veranstaltungen statt?
• Abbildung von Kennzahlen wissenschaftlicher Kongresse und Tagungen im Zeitablauf (2015 bis 2022)

Aufnahme des Status quo SMG und Stadt Halle (Dienstleistungszentrum für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitalisierung (DLZWWD)):
• Welche Maßnahmen wurden in der SMG zur Förderung wissenschaftlicher Kongresse und Tagungen umgesetzt?
• Wie findet der aktuelle Prozess zur Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen mit Hilfe der SMG statt?
• Wie werden diese Maßnahmen angenommen?
• Wie wird die Unterstützung des Dienstleistungszentrums für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitalisierung der Stadt Halle in Anspruch genommen?
• Wie wird der Status quo durch die Akteure bewertet?
• Welche Probleme werden aktuell gesehen? Gibt es Lösungsansätze?

Aufnahme Status quo MLU:
• Wie findet der aktuelle Prozess zur Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen aus der Hochschule heraus statt?
• Wie wird dieser Prozess bewertet?
• Welche Probleme werden aktuell gesehen? Gibt es Lösungsansätze?

Aufnahme Status quo Veranstalter von wissenschaftlichen Kongressen und Tagungen in Halle:
• Wie findet der aktuelle Prozess zur Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen statt?
• Welche Angebote der SMG sind bekannt?
• Inwiefern werden die Maßnahmen der SMG in Anspruch genommen? Wie werden sie bewertet?
• Welche Probleme werden aktuell gesehen? Gibt es Lösungsansätze?

Die Erhebung des Status quo sollte mittels leitfadengestützten Tiefeninterviews erfolgen, um mit entsprechenden Nachfragen ein ganzheitliches Bild erfassen zu können. Durch die Gegenüberstellung der qualitativen Ergebnisse aus den Interviews mit der SMG, der MLU und den Veranstaltern soll schließlich der aktuelle Prozess zur Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Kongressen und Tagungen in Halle dargestellt werden. Zudem sollen die Anforderungen der Veranstalter den Leistungen der SMG gegenübergestellt und Handlungsfelder zur Förderung von wissenschaftlichen Kongressen und Tagungen in Halle identifiziert sowie entsprechende Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.

2. Angebote
Das Angebot versteht sich als ein Angebot für die Gesamtleistung, welches den vollen benannten Leistungsumfang beinhaltet. Aus technischen und wirtschaftlichen Gründen wird bei der Vergabe auf eine Aufteilung in Lose verzichtet.

3. Fristen
Folgende Fristen gelten für dieses Vergabeverfahren:
Ablauf der Frist zur Übermittlung der Angebote: 23.06.2023, 0 Uhr
Bindefrist der Angebote: die Angebote sollten eine Bindefrist von 3 Wochen beinhalten, damit während dieses Zeitraums Rückfragen zwischen Auftraggeber und Bieter möglich sind
Bieterfragen: Im Zeitraum vom 23. Bis 30. Juni sollen Rückfragen zum Angebot gestattet werden
Beauftragung: Die Beauftragung erfolgt schriftlich bis spätestens 30. Juni 2023. Alle Anbieter, die nicht beauftragt werden, erhalten eine schriftliche Absage.
Ausführungszeitraum: 01. Juli bis 30. Oktober 2023
Rechnungslegung: Die Rechnungslegung ist Gegenstand der Vertragsgestaltung und muss bis spätestens 30.11.2023 vollständig erfolgt sein.

4. Angebotseinreichung & Ansprechpartner:in
Eine Angebotsangabe kann via E-Mail an folgenden Empfänger erfolgen:

Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH
Marktplatz 13
06108 Halle (Saale)
z.Hd. Cathleen Scheiner
cathleen.scheiner@stadtmarketing-halle.de

5. Zuschlagserteilung
Als GmbH unterliegt die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH nicht den rechtlichen Grundlagen für öffentliche Ausschreibungen. Der Zuschlag wird auf Grundlage einer Einholung von mindestens drei Anbietern nach dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit vergeben.

Es kommen nur Angebote von Bietern, deren Eignung für die nachgefragte Leistung erwiesen ist, die die formellen Anforderungen erfüllen, und deren Angebotspreis angemessen ist, in die engere Wahl.
Wir freuen uns auf die Abgabe Ihres Angebots für die ausgeschrieben Leistung.

Mit freundlichen Grüßen
Cathleen Scheiner
Abteilungsleiterin Standortmarketing
Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH
Marktplatz 13
06108 Halle (Saale)
Tel.: + 49 (0) 345 472 33 34
Fax: + 49 (0) 345 122 79 22
E-Mail: cathleen.scheiner@stadtmarketing-halle.de