Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH schreibt folgende Leistung aus:

Produktion & Verteilung des Welcome Bag zur Begrüßung der Neu-Studierenden in Halle (Saale)

Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH (SMG) ist verantwortlich für die Konzipierung, Positionierung und Vermarktung eines unverwechselbaren Profils der Stadt Halle (Saale) im nationalen und internationalen Rahmen. Im Rahmen der Gemeinschaftsaktivitäten mit der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) betreibt die SMG Standortmarketing zur Kommunikation der Stadt Halle (Saale) als attraktiven Studienstandort.

1. Projektbezeichnung: „Welcome Bag“ Paket I

Im Rahmen der Willkommensaktivitäten der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) und der Stadt Halle (Saale) werden neuen Studierenden eine Reihe von Veranstaltungen, Informationen und Aktionen rund um den Studienbeginn an der MLU und in der Stadt geboten. Während dieser Orientierungstage zum Beginn des Wintersemesters an der MLU werden die jährlich ca. 3.800 neuen Studierenden mit den so genannten Welcome Bags begrüßt. Ein „Welcome Bag“ beinhaltet nützliche Produkte und Give-Aways sowie Gutscheine von lokalen und regionalen Sponsoren, die in einer nachhaltig produzierten Bibliothekstasche verpackt sind. Im Rahmen der Orientierungstage werden diese „Welcome Bags“ an die Studierenden ausgegeben.

Für das Projekt werden kompetente Partner:innen gesucht, die das Projekt im Auftrag der Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH (im Folgenden AG genannt) umsetzen. Die Beauftragung erfolgt beginnend ab sofort für den Zeitraum bis zum 30.11.2027 mit Option der einseitigen Verlängerung durch den Auftraggeber um ein Jahr (bis 30.11.2028).

Das Projekt besteht aus zwei Teilprojekten (Ausschreibungspakete).

Paket I umfasst die Produktion des Welcome Bag von der Sponsorenakquise bis zur Lieferung der ca. 3.800 fertig konfektionierten Welcome Bags an den AG oder eine alternative Lieferadresse.

Leistungsbeschreibung

Paket I / Produktion Welcome Bags

Position a) Sponsorenakquise

• AG und MLU beteiligen sich über die gesamte Vertragslaufzeit als reguläre Hauptsponsoren
• Einwerben von weiteren Hauptsponsoren inkl. Projektmanagement nach Vorgabe AG (insb. Recherche, Abstimmung mit AG, Abschluss Sponsorenvereinbarungen, Freigabe durch AG, Betreuung Hauptsponsoren, Abstimmung Einlage, Abstimmung Logopräsenz)
• Einwerben von Sponsoren inkl. Projektmanagement nach Vorgabe AG (insb. Abstimmung Vereinbarung(en), Freigabe durch AG, Betreuung Sponsoren, Abstimmung Einlagen)
• Ggf. weiteres Einwerben von Partner:innen für Einlagen
• Die Vereinnahmung der Sponsorengelder erfolgt insbesondere zur Deckung der Kosten, die durch das Gesamtprojekt Welcome Bag (Paket I und Paket II) entstehen
• Die Vereinnahmung der Sponsorengelder erfolgt im Namen des AG und wird an diesen weitergeleitet
• Beträgt die Summe der vereinnahmten Sponsorengelder nicht mehr als 5.000,00 €, teilen sich der AG und der AN die Mehrkosten der Pakete I und II, die nach Abzug der vereinnahmten Sponsorengelder verbleiben
• Die Sponsorenvereinbarungen werden vom AN im Auftrag des AG aufgesetzt und sind vom AG zu prüfen. Es erfolgt eine Gegenzeichnung durch den AG. Die Laufzeit der Sponsorenvereinbarung ist maximal bis zum 30.11.2027 zu befristen
• Sponsorenpakete, Preislisten und Rabattmöglichkeiten können vom Bieter vorgeschlagen und in Abstimmung mit dem AG umgesetzt werden
• Spätestens zum 01. Dezember eines Kalenderjahres erfolgt die Abrechnung der eingeworbenen Sponsorengelder inkl. der Möglichkeit zur Einsichtnahme der zugehörigen Unterlagen durch den AG unter Berücksichtigung geltender Datenschutzbestimmung
• zzgl. zum Pauschalpreis des Bieters erhält dieser folgende zusätzliche Provisionen (Staffelung):
  • Einwerbung von Sponsorengeldern ab einer Höhe von 20.000,00 € Provision in Höhe von 25% von Nettosponsorengeldern
  • Einwerbung von Sponsorengeldern ab einer Höhe von 15.000,00 € Provision in Höhe von 20% von Nettosponsorengeldern
  • Einwerbung von Sponsorengeldern ab einer Höhe von 10.000,00 € Provision in Höhe von 15% von Nettosponsorengeldern
  • Einwerbung von Sponsorengeldern ab einer Höhe von 5.000,00 € Provision in Höhe von 5% von Nettosponsorengeldern
• Erstellung und zur Verfügung Stellung von Kommunikationsmaterialien für Sponsoringpartner (Media Press Kit inklusive Bild und Text für verschiedene Plattformen (u.a. Social Media)
• Versand von Belegexemplaren an alle Sponsoren

Position b) Logistik Einlagen

• Annahme bzw. Abholung aller zu konfektionierenden Bestandteilen (Beutel, Print-Beilagen, Gimmicks) beim Sponsor nach Absprache, Kontrolle Mengen und Zustand, wenn nötig Reklamationsmanagement, Einlagerung, Logistik, Konfektionierung, Transport zw. Lager und Ort der Konfektionierung

Position c) Taschen für „Welcome Bags“    

• Beschaffung von Taschen als Behältnisse für Einlagen (mind. 28 x 32 x 8cm - ideal für Artikel in DIN A4 Größe) als Welcome Bags
• Menge lt. Vorgaben des AG (3.800 Stück)
• Anforderungen für Angebot: in Europa produziert, möglichst hoher Recyclinganteil, nachhaltig zertifiziert, durchsichtige Bibliothekstasche mit grüner Stoffeinfassung, Aufdruck Logos Hauptsponsoren und ggf. weiteren Grafiken
• Weitere Spezifizierungen durch AG möglich, Aufpreise nach Freigabe durch AG

Position d) Gestaltung Taschen „Welcome Bags“

• Satz Logos Projektpartner:innen/Hauptsponsoren, max. 3 Korrekturdurchläufe, die Freigabe durch den AG ist vorab einzuholen
• Bereitstellung Druckdatei gemäß Vorgaben des Herstellers
• Druck

Position e) Konfektionierung „Welcome Bags“

• Konfektionierung von Sponsoren-Einlagen und Taschen inkl. aller raumbezogenen Verbrauchskosten (Strom, Wasser, Heizung, Versicherung, etc.) sowie Personalaufwand (Einlegen aller Materialien in die Tasche, stichpunktartige Kontrollen der Vollständigkeit) nach Vorgaben des AN und AG, Menge lt. Vorgaben des AG (3.800 Stk.)
• Einlagerung der fertig konfektionierten Taschen bis zur Auslieferung dieser (inkl. Lagerfläche und aller raumbezogenen Verbrauchskosten (Strom, Wasser, Heizung, Versicherung, etc.))
• Transport der Materialien zwischen Lager und Konfektionierungsort (falls der sich unterscheidet)
• Unterteilung nach Zahl einzulegender Give-aways, Preisstaffelung möglich

Position f) Lieferung

• Lieferung inklusive Transportkosten der Menge laut Vorgabe des AG in Lager des AG oder alternative Lieferadresse (Zeitpunkt und Ort nach Absprache, ggf. Anmietung Zwischenlager)

Position g) Sachkosten Verbrauchsmaterialien

• Verpackungen, Paletten / Transportboxen, Müllentsorgung etc.

Grundsätzlich werden Mehrleistungen erst nach schriftlicher Freigabe durch den AG gestattet.

Wir bitten Sie um ein Angebot bis zum 22.02.2024 für eines der beiden Teilprojekte/Pakete oder um ein Angebot für beide Teilprojekte/Pakete zusammen. Bitte reichen Sie zusätzlich folgende Unterlagen mit ein:

• Unternehmensvorstellung
• Referenzen
• Angebotsabgabe inkl. detaillierter Kostenaufstellung

Die Umsetzung der im Pakets I genannten Leistungen soll ab dem Zeitpunkt der Auftragserteilung erfolgen. Die Umsetzung des Pakets II erfolgt teilweise parallel mit Paket I. Die Verteilung erfolgt planmäßig im Oktober (detaillierte Abstimmung mit AG).

Falls Sie Fragen zur Ausschreibung haben, senden Sie diese bitte per E-Mail an die unten aufgeführte Mailadresse oder melden Sie sich telefonisch bei Frau Preiß.

2. Angebotseinreichung & Ansprechpartner:in

Eine Angebotsabgabe kann via E-Mail an folgenden Empfänger erfolgen:

Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH
Marktplatz 13
06108 Halle (Saale)
z.Hd. Elisa Preiß
elisa.preiss@stadtmarketing-halle.de
Telefon: 0345-472 33 32

3. Zuschlagserteilung

Als GmbH unterliegt die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH nicht den rechtlichen Grundlagen für öffentliche Ausschreibungen. Der Zuschlag wird auf Grundlage einer Einholung von mindestens drei Anbietern nach dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit vergeben.

Es kommen nur Angebote von Bietern, deren Eignung für die nachgefragte Leistung erwiesen ist, die die formellen Anforderungen erfüllen, und deren Angebotspreis angemessen ist, in die engere Wahl.

Wir freuen uns auf die Angabe Ihres Angebots für die ausgeschrieben Leistung.