Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH schreibt folgende Leistung aus:

Produktion & Verteilung des Welcome Bag zur Begrüßung der Neu-Studierenden in Halle (Saale)

Die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH (SMG) ist verantwortlich für die Konzipierung, Positionierung und Vermarktung eines unverwechselbaren Profils der Stadt Halle (Saale) im nationalen und internationalen Rahmen. Im Rahmen der Gemeinschaftsaktivitäten mit der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) betreibt die SMG Standortmarketing zur Kommunikation der Stadt Halle (Saale) als attraktiven Studienstandort.

1. Projektbezeichnung: „Welcome Bag“ Paket II

Im Rahmen der Willkommensaktivitäten der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) und der Stadt Halle (Saale) werden neuen Studierenden eine Reihe von Veranstaltungen, Informationen und Aktionen rund um den Studienbeginn an der MLU und in der Stadt geboten. Während dieser Orientierungstage zum Beginn des Wintersemesters an der MLU werden die jährlich ca. 3.800 neuen Studierenden mit den so genannten Welcome Bags begrüßt. Ein „Welcome Bag“ beinhaltet nützliche Produkte und Give-Aways sowie Gutscheine von lokalen und regionalen Sponsoren, die in einer nachhaltig produzierten Bibliothekstasche verpackt sind. Im Rahmen der Orientierungstage werden diese „Welcome Bags“ an die Studierenden ausgegeben.

Für das Projekt werden kompetente Partner:innen gesucht, die das Projekt im Auftrag der Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH (im Folgenden AG genannt) umsetzen. Die Beauftragung erfolgt beginnend ab sofort für den Zeitraum bis zum 30.11.2027 mit Option der einseitigen Verlängerung durch den Auftraggeber um ein Jahr (bis 30.11.2028).

Das Projekt besteht aus zwei Teilprojekten (Ausschreibungspaketen).

Paket II beinhaltet die Ausgabe der Taschen im Rahmen der Orientierungswoche der MLU und/oder weiteren vom AG zu bestimmenden Anlässen. Die Bieter:innen können sich auf jedes Paket auch einzeln bewerben.

Paket II Verteilung Welcome Bags

Die Verteilung der Welcome Bags umfasst i.d.R. 5 Wochentage und findet an zentralen Plätzen der MLU statt, wie beispielsweise Universitätsplatz oder Campus Heide-Süd. Die entsprechenden Absprachen (Genehmigungen) mit der MLU werden durch den AG vorgenommen.

Position a) Standbau

• 2x Zelt, 3x3m inkl. Seitenwände, Farbe nach Absprache, witterungsbeständig und wetterfest (Regenrinne & Gewichte), Tische und Stühle, Standbaumaterial für alle Tage
• witterungssichere Lagermöglichkeit (Container, LKW, separates Zelt etc.) der Taschen während der gesamten Ausgabezeit 
• Anlieferung, Auf- und Abbau

Position b) Lieferung

• Abholung der Bags von vorgegebenem Ort (kann Lager/Zwischenlager des AG sein oder direkt von AN Paket I)
• Lieferung der Bags an festgelegten Lieferort (z.B. Ort der Verteilung, Zwischenlager des Bieters etc.) inkl. aller Sach- und Verbrauchskosten (LKW / Miete LKW), Fahrer, Mitteilung des genauen Zeitpunkts der Anlieferung
• Übergabe Bags an Standpersonal; gemeinsame Überprüfung von Mengen und Zustand
• Abholung nicht verteilter Bags vom Verteilort/Zwischenlager und Lieferung an einen vom AG vorgegebenen Ort inkl. Transport in Lagermöglichkeit des AG (bis in die vorgesehenen Räumlichkeiten, über Bordsteinkannte hinaus), Übergabe an Vertreter:in des AG inkl. gemeinsamer Überprüfung von Mengen und Zustand           

Position c) Management Stand      

• Das Festlegen des Standorts, die Definition der Standfläche des LKW/Container/Zelt etc., Zufahrtsberechtigungen, Parkerlaubnis, ggf. Witterungsschutz, ggf. die Abstimmung der Tische, Stühle, Aufsteller etc. erfolgt in Abstimmung mit dem AG
• Fläche und Strom werden vom AG zur Verfügung gestellt

Position d) Standbetrieb

• Personalrekrutierung, vertragliche Bindung und Abrechnung; ggf. Verweise auf Mindestlohngesetz notwendig
• Abstimmung mit AG über Standpersonal, welches zur Verfügung gestellt wird
• Hauptverantwortliche:r für Standbetreuung
• Einweisung Standpersonal
• Kleidung gestellt von AG
• tägl. Müllentsorgung, Reinigung, Dokumentation, Warenbestandcheck, Nachbestellung
• Fotoerlaubnis vom Standpersonal zur Dokumentation und Kommunikation Ausgabe Welcome Bags

Position e) Zusatzposition je nach Situation (optional)

• Abhängig von der zum Zeitpunkt der Verteilung vorherrschenden Situation kann ein Konzept für den Infektionsschutz (Hygienekonzept) notwendig sein. Dieses wird durch den Bieter rechtzeitig (spätestens 21 Tage vor der Verteilung) und in Abstimmung mit dem AG zur Verfügung gestellt. Dadurch entstehende Zusatzkosten können dem AG zusätzlich in Rechnung gestellt werden (vorherige Freigabe des Angebots durch AG).

Grundsätzlich werden Mehrleistungen erst nach schriftlicher Freigabe durch den AG gestattet.

Wir bitten Sie um ein Angebot bis zum 22.02.2024 für eines der beiden Teilprojekte/Pakete oder um ein Angebot für beide Teilprojekte/Pakete zusammen. Bitte reichen Sie zusätzlich folgende Unterlagen mit ein: 

• Unternehmensvorstellung
• Referenzen
•  Angebotsabgabe inkl. ausgefüllter Kostenaufstellung

Die Umsetzung der im Paket I genannten Leistungen soll ab dem Zeitpunkt der Auftragserteilung erfolgen. Die Umsetzung des Pakets II erfolgt teilweise parallel mit Paket I. Die Verteilung erfolgt planmäßig im Oktober (detaillierte Abstimmung mit AG).

Falls Sie Fragen zur Ausschreibung haben, senden Sie diese bitte per E-Mail an die unten aufgeführte Mailadresse oder melden Sie sich telefonisch bei Frau Preiß.

2. Angebotseinreichung & Ansprechpartner:in

Eine Angebotsabgabe kann via E-Mail an folgenden Empfänger erfolgen:

Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH
Marktplatz 13
06108 Halle (Saale)
z.Hd. Elisa Preiß
elisa.preiss@stadtmarketing-halle.de
Telefon: 0345-4723330

3. Zuschlagserteilung

Als GmbH unterliegt die Stadtmarketing Halle (Saale) GmbH nicht den rechtlichen Grundlagen für öffentliche Ausschreibungen. Der Zuschlag wird auf Grundlage einer Einholung von mindestens drei Anbietern nach dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit vergeben.

Es kommen nur Angebote von Bietern, deren Eignung für die nachgefragte Leistung erwiesen ist, die die formellen Anforderungen erfüllen, und deren Angebotspreis angemessen ist, in die engere Wahl.

Wir freuen uns auf die Angabe Ihres Angebots für die ausgeschrieben Leistung.